VERKSAMHETSPLANEN 
2022-23

Viikki-speksi ry.

 

Yhdistyksen tarkoitus

Yhdistyksemme sääntöjen mukaisesti toimintamme perustarkoitus on toimia opiskelijavetoisten musiikkiteatteriproduktioiden toteuttajana, edistää speksitoimintaa sekä ylläpitää koko Viikin kampuksen ja opiskelijoiden harrastustoimintaa.

Johdanto

Vuonna 2023-2024 Viikki-speksin hallitus muodostui seuraavasti: Mari Humalajoki (puheenjohtaja), Veera Kurki (varapuheenjohtaja), Anniina Ilvessaari (taloudenhoitaja), Tapio Harju (sihteeri), Salla Myllys (tiedottaja), Olli Jalonen (rekrytointi- ja rekisterivastaava), Maria Nousiainen (sponsori- ja yrityssuhdevastaava), Karla Matis (yleisjäsen, ainejärjestövastaava) sekä Elli Koukkari (yleisjäsen, tilavastaava). Tapahtumavastaava rekrytoidaan
poikkeuksellisesti kesäkokouksessa.

Pääasiallinen tavoitteemme toimikaudelle 2023-2024 on tuottaa onnistunut musiikkiteatterispektaakkeli, eli speksi. Kuitenkin tällä kaudella tulemme panostamaan hallituksen toiminnan läpinäkyvyyteen, yhdenvertaisuudeen ja yhteistyöhön jäsenistössämme, sekä produktio- että hallitustyön mielekkyyteen ja virkistäytymiseen.

Speksikulttuurin ja siitä kiinnostuneiden määrän oletetaan kasvavan entisestään aiempien vuosien onnistuneen toteutuksen ja markkinoinnin vuoksi. Suurimmat haasteemme ovat taloudellisen vakauden ylläpitäminen esityslippujen ollessa päätulonlähteemme ja riittävän henkilöstön rekrytointi produktion valmistumisen mahdollistamiseksi. Lisäksi haasteena on riittävän monipuolisen produktioryhmän kokoaminen.

Haluamme, monen muun Helsingin yliopiston Viikin kampuksen yhdistyksen ja järjestön tavoin, pyrkiä ympäristöystävälliseen ja -vastuulliseen toimintaan. Tätä varten päivitämme ympäristöstrategian kuvaamaan tavoitteitamme vuosille 2023-2025. Tavoitteenamme on tehdä budjettimme rajoissa mahdollisimman ympäristöystävällisiä valintoja muun muassa juhlia ja tapahtumia järjestäessä, produktion materiaalihankinnoissa sekä yhteistyökumppaneita etsittäessä.

Yhdenvertaisuusstrategia päivitetään vuosille 2023-2025 turvaamaan jäsenten oikeuksia osallistumaan Viikki-speksin toimintaan turvallisessa ja hyväksyvässä tilassa. YV-tavoitteinamme tulevalle vuodelle on luoda Viikki-speksin omat turvallisemman tilan periaatteet, sekä sitouttaa jokainen speksimme jäsen noudattamaan periaatteita kaikissa tapahtumissamme.

Toimintasuunnitelmamme vuodelle 2023-2024 tukee ja astuu askeleen lähemmäs vuonna 2022 päivitetyn strategian visiota, ja pyrkii vastaamaan sen tavoitteisiin.

​

Yhdistysasiat

Hallinto

Viikki-speksi ry:n hallitus järjestää sääntömääräisesti vähintään kaksi yhdistyksen kokousta hallintokauden aikana, kesä- ja kevätkokouksen. Hallitus järjestää tämän lisäksi kuukausittain hallituksen kokouksia, joissa käsittelemme juoksevia asioita, seuraamme produktion edistymistä ja laadimme yhdistyksen kokouksiin vietävät esitykset. Hallituksen kokouksista tiedotetaan myös jäsenistölle hyvissä ajoin ennen kokouksia, lähtökohtaisesti 7 päivää ennen kokousajankohtaa lisätäksemme tiedonkulkua ja yhteistyötä yhdistyksen sisällä.

Hallituksen ja yhdistyksen kokousten järjestämisestä vastaa puheenjohtaja Mari Humalajoki yhdessä varapuheenjohtaja Veera Kurjen kanssa. Viikki-speksin hallitus tulee aina tarjoamaan vastuuhenkilöille ja muille jäsenille mahdollisuuden osallistua kokouksiin etäyhteyden avulla.

Edellinen hallitus perehdyttää uuden hallituksen tehtäviinsä kirjallisten testamenttien ja perehdytystapaamisten avulla. Perehdytysten avulla varmistetaan selkeä vastuunjako sekä hallituksen sisällä, jotta vastuuhenkilöille jää itse vastuutehtävien lisäksi aikaa kehittää yhdistyksen ja produktion toimintaa. Hallituksen perehdytysten toteutumisesta vastaa puheenjohtaja. Tietyt hallitusjäsenet ja vastuuhenkilöt, kuten puheenjohtaja, taloudenhoitaja ja yhdenvertaisuusvastaavat sekä muut kiinnostuneet osallistuvat mahdollisuuksien mukaan HYY:n koulutuksiin oman osaamisen kehittämiseksi.

Kesän ja alkusyksyn aikana päivitetään ympäristö- ja yhdenvertaisuusstrategia vuosille 2023-2025 sekä markkinointisuunnitelma. Strategioiden toteutumista pyritään seuraamaan aktiivisesti kuukausittaisilla raporteilla sekä loppuraportilla. Näiden lisäksi seuraamme edelleen viime vuonna päivitetyn yhdistysstrategian toteutumista.

Suurena tavoitteena vuodelle 2023-2024 yhdistys tulee parantamaan hallituksen tunnettavuutta, sekä sisäisistä päätöksistä tiedottamista, jota on toivottu niin virallisissa palautekyselyissä kuin pöytäkeskusteluissa jäsenistön kanssa. Toimikaudella 2023-2024 yhdistyksen pöytäkirjat tullaan julkaisemaan yhdistyksen nettisivuille, ja hallituksen kokousten top3 tullaan julkaisemaan yhdistyksen Instagramiin ja produktion sisäiseen Discordiin.

Lisäksi hallituksen tunnettavuutta tullaan lisäämään yhdistyksen tapahtumissa esittäytymällä kattavasti, sekä järjestämällä ohjelmanumeroita/tapahtumia, joissa jäsenistö tutustuu ja keskustelee hallituksen kanssa. Jäseniä kutsutaan aktiivisemmin ja henkilökohtaisemmin yhdistyksen kokouksiin ja informoidaan tarkemmin vaikutusmahdollisuuksistaan yhdistyksessä.

Hallitus luo kauden alussa itselleen vuosikellon, johon kirjataan kaikki tässä toimintasuunnitelmassa sovitut uudistukset, sekä hahmotellaan produktion sekä tapahtumien aikataulut alustavasti varmistaaksemme toimintasuunnitelman tavoitteisiin pääsemisen. Toimintasuunnitelman sekä YV- ja ympäristöstrategioiden toteutumista tarkastellaan kuukausitasolla hallituksen kokouksissa.

​

Jäsenet

Viikki-speksi ry:n jäsenyys on ilmainen. Jäsenenä saa oikeuden osallistua yhdistyksen kokouksiin sekä äänestää yhdistyksen toimintaan vaikuttavista asioista, kuten esimerkiksi talousasioista ja esityspaikoista. Jäsenellä on oikeus asettua ehdolle valittavaksi yhdistyksen hallitukseen. Lisäksi jäsenenä on kutsuttu Viikki-speksin jäsenilleen järjestämiin tapahtumiin ja saa lähtökohtaisesti Viikki-speksin uutiskirjeen sähköpostiinsa. Pyrimme hankkimaan aktiivisesti uusia yhdistyksen jäseniä eri opiskelijatapahtumissa.

Viikki-speksi ry:n jäseneksi voi liittyä myös, vaikka ei osallistuisikaan itse produktion tekoon. Näin pääsee mukaan Viikki-speksin jäsenilleen järjestämiin tapahtumiin, ja saa varmimmin tiedon speksin järjestämistä ekskursioista esimerkiksi muita speksejä katsomaan. Jäseneksi voi liittyä Google forms -lomakkeen kautta. Jäsenmäärän kasvaminen sijoittuu yleensä lukuvuoden alkuun, fuksitapahtumien yhteyteen. Jatkossa jäseniä vaaditaan sitoutumaan noudattamaan Viikki-speksille luotavia turvallisemman tilan periaatteita kaikissa speksiimme
liittyvissä tilaisuuksissa.

Aiomme sääntömääräisesti huomioida tietosuojalausekkeen (GDPR) omassa toiminnassamme. Tietosuojalausekkeen mukaan keräämme yhdistyksen jäseniltä ja produktiolaisilta hyväksymisen jäsentietojen säilyttämiseen. Produktiolaisilta tämän lisäksi hyväksynnän produktion aikana tuotetun sisällön mahdolliseen yhdistyksen julkiseen käyttöön. Tietosuojalausekkeen toteutumisesta huolehtii tietosuojavirkailija Olli Jalonen.

Yhteystietoja käytetään vain yhdistyksen toiminnan edellyttämään viestintään eikä niitä luovuteta ulkopuolisille. Tiedot eivät ole julkisia. Viikki-speksi ry kerää jäsenrekisteriin vähimmäismäärän yhteystietoja, joita yhdistyksemme sujuva toiminta, yhdistyslaki ja/tai Helsingin yliopiston ylioppilaskunta HYY edellyttävät. Tietoja säilytetään Google Drive -pilvipalvelussa. Jäsenyys kestää 5 vuotta, minkä jälkeen jäsenhakemus pitää uusia. Jos hakemusta ei uusita kahden viikon sisällä päättymispäivästä, raukeaa se automaattisesti jolloin tiedot myös poistetaan. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja pääsy rekisteriin on rajattu vain yhdistyksemme hallituksen jäsenille, joiden joukosta on yhdistyksen kokouksessa valittu vastuuhenkilö hoitamaan jäsenrekisteriä. Jäsenrekisteristä vastaa rekisterivastaava Olli Jalonen.

Talous

Menot ja tulot

​

Toimikauden alun menot katamme edellisiltä vuosilta kertyneestä pohjakassasta. Maalis-huhtikuussa esitettävän produktion kulut pyrimme kattamaan lipunmyynnistä saatavilla tuloilla sekä sponsoriavustuksilla. Suurimmat menomme koostuvat esitys- ja harjoitustilojen vuokrista. Kuluja tulee myös haalarimerkki- ja paitatilauksista, erilaisista tapahtumista, materiaalihankinnoista ja tarjoiluista. Suurimmat tulomme koostuvat esitysten lipunmyynnistä, Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan (HYY) järjestöavustuksista ja sponsoriavustuksista. Saavutimme viime vuonna uuden lipunmyyntiennätyksen, jonka toivottavasti tulemme ylittämään tulevan produktion myötä. Muita tuloja saamme tapahtumamaksuista (ekskursiot, sitsit yms.) ja haalarimerkki- ja paitamyynnistä.

Tulevalla toimikaudella pyrimme luomaan selkeän budjetin produktiota varten ja siten ennakoimaan paremmin mahdollisia ylimääräisiä kuluja. Lisäksi tavoitteena on tehdä budjetista selkeämpi myös muille ja parantaa sen kuukausittaista seurantaa. Toimikaudella 2023-2024 taloudenhoitajana toimii Anniina Ilvessaari.

Sponsoriasiat

Sponsori- ja yrityssuhdevastaava toimikaudella 2023-2024 on Maria Nousiainen. Sponsoriyhteistyön tarkoituksena on tukea Viikki-speksi ry:n toimintaa hankkimalla yhdistykselle resursseja toiminnan mahdollistamiseksi, kuten rahaa, tiloja, materiaaleja ja muita toimintaa tukevia palveluita.

Toimikaudella 2023-2024 on tavoitteena edelleen kehittää Viikki-speksi ry:n sponsoriyhteistyötä sekä varmistaa taloudellista jatkuvuutta edeltävien taloustavoitteiden mukaisesti.

Toimikaudella 2023-2024 solmitaan uusia sponsoriyhteistyösopimuksia sekä jatketaan viime kauden työtä tarkastellen uusien ja nykyisten sponsoreiden yhdenvertaisuus- ja ympäristöarvoja. Tavoitteena on saada Viikki-speksin sponsoreiksi vain sellaisia kumppaneita, jotka palvelevat Viikki-speksi ry:n jäsenten kiinnostuksen kohteita sekä yhdistyksen ympäristö- ja yhdenvertaisuusarvoja sekä tavoitteita. Edeltävillä toimikausilla käyttöön otettuja uudenlaisia sponsoriyhteistyön muotoja, kuten virkistysiltoja sekä videomainoksia, kehitetään ja jatketaan osaamisemme mukaisesti.

Alustavana tavoitteena on, että sponsoriyhteistyön kautta yhdistys saa 1500e suoraa rahallista tuloa kaudella 2023-2024, sekä vähintään yhtä paljon epäsuoraa tukea tilavuokrien ja materiaalikustannusten muodossa. Tänä vuonna sponsoriyhteistyöllä etsitään yhteistyökohteita kattamaan produktion tilavuokria esimerkiksi läpimeno- ja harjoitustilasopimuksien muodossa.

Produktio

​

Hallitus toiminnallaan mahdollistaa vuosittaisen produktion rekrytoimalla produktion toimi-ja vastuuhenkilöt, sekä mahdollistamalla produktiolle tarvittavat tilat sekä varat.

​

Rekrytointi

Toimikaudella 2023-2024 rekrytoinnista vastaa Olli Jalonen. Tuottaja- ja ohjaajarekrytoinnit on avattu edellisen hallituksen toimikauden lopulla (keväällä 2023), ja muut vastuuhenkilöiden rekryt avataan kesällä ja syksyllä. Uusien tiimivastaavien valinnasta vastaa hallitus. Tiimivastaavat suorittavat lopullisen valinnan uusista tiimiläisistä, rekrytointivastaava Jalonen tukee tiimivastaavia tarvittaessa. Tavoitteena on saattaa rekrytointiprosessi loppuunsyyskuun aikana, jotta tiimit voivat aloittaa toimintansa heti lokakuun alussa.

Rekrytoinnit suoritetaan nettilomakkeiden kautta, jotka julkaistaan suomeksi sekä soveltuvilta osin englanniksi. Tiimivastaavilta odotetaan suomen kielen taitoa. Rekrytoinneista tiedotetaan sosiaalisen median kanavillamme sekä speksin omalla että mahdollisuuksien mukaan Viikin ainejärjestöjen sähköpostilistoilla. Lisäksi avointa rekryä markkinoidaan fuksi- ja rekrytointitapahtumissa alkusyksyllä.

​

Tiedotus

Tiedotuksella tarkoitamme hallituksen organisoiman toiminnan, kuten yhdistyksen kokousten, tapahtumien tai päätösten tiedotusta. Toimikaudella 2023-2024 hallituksen ja yhdistyksen tiedotuksesta tai sen organisoimisesta vastaa Salla Myllys.

Yhdistyksen toimintaan liittyvä tiedotus tapahtuu muun muassa sähköpostilistojen, Instagramin ja Facebook-sivun kautta, joiden avulla viestimme yhdistyksen toimintaan ja sen aikatauluihin liittyvää asiasisältöä. Tämän lisäksi käytössä on produktion jäsenille tarkoitettu Discord, jonka kautta tiedottaja informoi produktiolaisia yhdistyksen asioista. Discordissa produktion jäsenet voivat keskustella ja tiedottaa produktion sisäisistä asioista, esimerkiksi omien ryhmiensä tai vastuualueensa kuulumisista keskenään matalalla kynnyksellä. Tavoitteenamme olisi luoda tällaiseen keskusteluun mahdollisimman rento ja avoin tunnelma, jossa produktion sisäinen ryhmäytyminen olisi mahdollista. Tärkeimmät vain produktiolaisia koskevat yhdistyksen tiedotteet jaetaan sähköpostin ja Discordin kautta.

Kaikki tärkeimmät yhdistyksen jäseniä koskevat tiedotteet jaetaan sähköpostilistalle. Tärkeät tiedotteet yhdistyksen kokouksista annetaan kolmikielisesti suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Verkkosivuilla oleva tieto sekä muu ajankohtainen viestintä toteutetaan suomeksi ja englanniksi, ja ruotsinnoksia toteutetaan kulloisenkin hallituksen resurssien mukaan.

Tällä kaudella pyritään panostamaan hallitustyöskentelyn läpinäkyvyyteen ja tunnettavuuteen. Toimikaudella 2023-2024 yhdistyksen pöytäkirjat tullaan julkaisemaan yhdistyksen nettisivuille, ja hallituksen kokousten top3 tullaan julkaisemaan Discordiin ja yhdistyksen sosiaalisiin medioihin. Lisäksi yleisesti pyritään aikaistamaan tapahtumien tiedotuksen aikataulua, jakamaan esityslistat yhdessä kokouskutsun kanssa sekä lisäämään
YV-lomakkeen ja turvallisen tilan periaatteiden tunnettavuutta tiedottamalla niistä säännöllisesti.

Ainejärjestöyhteistyö

Ainejärjestöjen kanssa tehtävästä yhteistyöstä vastaa Viikki-speksin ainejärjestövastaava Karla Matis. Toimintakaudella 2023-2024 tavoitteena on luoda tiiviimpää yhteistyöverkkoa Viikin eri ainejärjestöjen kanssa sekä tuoda siten Viikki-speksiä tutummaksi myös produktion ulkopuolisille opiskelijoille. Tarkoituksena on vakiinnuttaa Viikki-speksin asemaa Viikin kampuksella, tuoda speksikulttuuria aiempaa enemmän esille sekä luoda ilmapiiri, jossa Viikki-speksin järjestämät tapahtumat sekä produktion rekrytoinnit tuntuisivat kaikille Viikin opiskelijoille avoimilta ja kiinnostavilta tapahtumilta. Lisäksi kaudella 2023-2024 pyrimme kehittämään yhteistyötä ja -toimintaa sisarspeksiemme kanssa ja luomaan selkeät raamit produktion ulkopuolisille esiintymiskeikoille esimerkiksi ainejärjestöjen vuosijuhlille.

Ainejärjestötoiminta painottuu varsinkin syksyn 2023 fuksitapahtumiin ja orientaatioviikkoon sekä kevään 2024 kampuspromojen ympärille. Pyrimme olemaan esillä mahdollisimman monessa syksyn eri fuksitapahtumassa sekä jatkamaan ja jalostamaan Viikin kampuksen kattoainejärjestöjen kanssa toteutettavia infoiltoja. Hyväksi koettuja esitysten markkinointitapahtumia Helsingin yliopiston eri kampuksilla jatketaan, ja alennettuja ryhmälippuja esityksiin tarjotaan jatkossakin ainejärjestöille. Lisäksi keskitymme aktiivisempaan suoraan viestimiseen ainejärjestöjen kanssa hyödyntämällä sähköpostilistojen lisäksi mm. Whatsapp- ja Telegram-ryhmiä sekä jaamme speksistä tietoa ainejärjestöjen lehdissä ja fuksioppaissa.

Tapahtumat

Tapahtumista on vastuussa tapahtumavastaava yhdessä muun Viikki-speksin hallituksen kanssa. Lisäksi syksyllä rekrytoidaan tapahtumatiimi ja apuvastaavat auttamaan tapahtumien suunnittelussa ja käytännön järjestelyissä. Tapahtumia järjestetään mahdollisesti jo kesällä matalan kynnyksen hengailu- tai pelailuhetkien muodossa.

Tapahtumia tullaan järjestämään sekä produktion sisäisesti että kaikille muille avoimesti. Tapahtumien tarkoitus on lisätä produktion ja yhdistyksen jäsenten välistä yhteishenkeä ja ryhmäytymistä sekä lisätä Viikki-speksin näkyvyyttä muille opiskelijoille ja järjestöille. Suunnitelmissa on myös järjestää enemmän speksien välisiä tapahtumia, sekä jatkaa ekskursioita muiden speksien näytöksiin. Matalan kynnyksen tapahtumia on toivottu järjestön sisällä sekä palautteiden myötä. Tämän vuoden speksissä pyritään siis lisäämään alkoholittomia, matalan kynnyksen tapahtumia jäsenille ja opiskelijoille. Kaikissa tapahtumissa noudatetaan yhdenvertaisuus- ja ympäristöstrategioitamme sekä mahdollisiin tarjoiluihin kuuluu aina alkoholittomat vaihtoehdot. Suurin osa Viikki-speksin tapahtumista, kuten produktion harjoitukset ja workshopit ovat alkoholittomia tapahtumia.

Tulemme järjestämään sekä kaikille avoimia että produktion sisäisiä tapahtumia koko toimikauden ajan. Kesällä ja alkusyksyllä tapahtumakalenterimme täyttyy matalan kynnyksen tapahtumista ja rekrytointitapahtumista. Myöhemmin syksyllä järjestämme produktion sisäisiä tapahtumia tiimien välisen ryhmäytymisen edistämiseksi ja madaltaaksemme kynnystä eri tiimien väliselle yhteistyölle. Keväällä 2024 suurimpina tapahtumina ovat Viikki-speksin produktion nimenjulkistustapahtuma, produktion esitykset, viisuvalvojaiset sekä synttärisitsit/vuosijuhlat.

Kaudella 2023-2024 pyrimme aikaistamaan tapahtumien etukäteissuunnittelua aikatauluttamalla tapahtumien päivämäärät suoraan hallituksen vuosikelloon, jonka suunnittelu aloitetaan jo kauden alussa. Täten tapahtumista tiedottaminen on jouhevampaa, tieto saadaan ulos aiemmin ja tapahtumainfo saavuttaa suuremman yleisön. Hallitus esittelee vuosikellon tiimivastaaville.

Yhdenvertaisuus

Viikki-speksi noudattaa kaikessa toiminnassaan HYY:n yhdenvertaisuussuunnitelmaa. Lisäksi yhdenvertaisuusvastaava (YV-vastaava) valvoo toimikauden alussa laadittavaa yhdenvertaisuusstrategiaa vuosille 2023-2025. YV-vastaava on toimikaudella 2023-2024 Kerttu Saukkola.

Yhdistyksen YV-strategian avulla haluamme luoda hyvät edellytykset yhdistyksemme jäsenten yhdenvertaisuuden ylläpitämiseksi ja viihtyvyyden ja turvallisuudentunteen luomiseksi. Yhdenvertaisuus ylläpitää ihmisten välistä kunnioitusta ja turvallisuutta, joiden pohjalta syntyy kannustava ja tiedostava järjestötoiminta. Tämän lisäksi pyrimme estämään syrjivien ja epäsensitiivisten käytäntöjen syntymisen yhdistyksen rakenteisiin sekä poistamaan jo olemassa olevia epäkohtia, sillä yhdenvertaisuustoiminnan tavoitteena on luoda turvallisempi ja inklusiivisempi osallistumismahdollisuus mahdollisimman monelle. Yhdistyksen turvallisemman tilan periaatteet päivitetään tällä kaudella ja yhdistys edellyttää niihin sitoutumista kaikilta jäseniltään. Lisäksi kaudella kiinnitetään erityistä huomiota ohjeistusten ja tiedotteiden antamiseen englanniksi.

YV-strategia valtuuttaa YV-vastaavat toimimaan selvittäjinä konfliktitilanteissa yhdistyksen ja produktion eri tahojen välillä joko anonyymisti tai yhdessä kasvokkain osapuolten kanssa. YV-vastaavat käyvät lisäksi läpi palautetta ja ryhtyvät mahdollisissa konfliktitilanteissa tilanteiden vaatimiin toimenpiteisiin.

Viikki-speksi ry:n hallitus pyrkii parantamaan YV-vastaavan ja hallituksen välistä tiedonkulkua kannustamalla YV-vastaavaa osallistumaan hallituksen kokouksiin. YV-vastaava raportoi strategian toteutumisesta kuukausitasolla hallitukselle, jotta hallitus pysyy ajan tasalla yhdistyksen yhdenvertaisuuden tilasta. Sen lisäksi YV-vastaava kokoaa yhden vuosiraportin toimikauden aikana.

Viikki-speksi ry pyrkii kiinnittämään erityistä huomiota kaikkien vastuuhenkilöiden sekä hallituksen perusteelliseen YV-perehdytykseen. Tarpeellisille tiimeille toteutetaan esimerkiksi suostumusta ja fyysistä kontaktia koskevia workshopeja. YV-vastaava kokoaa perehdytysmateriaalit, jotka julkaistaan myös kaikille jäsenille. YV-vastaava kouluttautuu HYY:n yhdenvertaisuuskoulutuksessa ja laatii yhdessä vanhojen YV-vastaavien kanssa kirjallisen testamentin tuleville YV-vastaaville. Viikki-speksin hallitus tutustuu yhdenvertaissuussuunnitelman sisältöön, sekä toteutumisen seurantaan. [2] YV-vastaava tutustuu HYY:n järjestötoimijoiden yhdenvertaisuusoppaaseen ja koostaa sieltä Viikki-speksille olennaiset asiat. [3]

YV-vastaava rohkaisee jäseniä ilmoittamaan epäkohdista mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta ongelmia voitaisiin käsitellä tehokkaammin. Mahdollisia ilmoitustapoja ovat anonyymi tai omalla nimellä tapahtuva ilmoitus YV-vastaavalle, hallituksen jäsenelle, tai HYY:n yhdenvertaisuusvastaavalle. YV-vastaava selvittää yhdistyksen jäsenille ja toimintaan osallistuville kaikki mahdolliset yhdyshenkilöt ongelmatilanteissa. Lisäksi yhdistyksellä on käytössä nettisivuillaan [1] yleinen häirintälomake ja yhdistyksen tapahtumiin nimetään päivystävä YV-yhteyshenkilö. Tapahtumissa on myös luettavissa turvallisemman tilan periaatteet sekä ohjeet ja yhteystiedot YV-vastaavan tavoittamiseksi. Yksittäistapauksissa YV-vastaava rohkaisee jäseniä ilmoittamaan epäkohdista omalla nimellään, jotta konfliktitilanteet saataisiin selvitettyä tehokkaammin.

Ympäristövastuullisuus

Viikki-speksillä on nimitettynä tällä toimikaudella yksi ympäristövastaava Maria Nousiainen, joka toimii hallituksessa myös sponsorivastaavana. Ympäristövastaavan ja hallituksen välinen yhteydenpito on siis taattu. Tänä kautena ympäristövastaava päivittää Viikki-speksin ympäristöstrategian vuosille 2023-2025. Konkreettisesti toimenkuva koostuu pitkälti Viikki-speksi ry:n toiminnan ympäristökuorman minimoimisesta sekä ympäristöasioiden tietoon tuomisesta produktion ja järjestön sisällä. Kaudella 2023-2024 erityistä huomiota kiinnitetään siihen, että produktion sponsorit sopivat yhdistyksen ympäristöarvoihin.

​

Yhdistyksen toiminnan suurin ympäristökuorma syntyy produktiosta, johon hankitaan tarvikkeita mm. lavastuksen, puvustuksen sekä maskeerauksen käyttöön. Produktio on huolehtinut kierrättämisestä sekä materiaalien uudelleen käytettävyydestä jo aiemminkin, mutta kaudella 2023-2024 siihen kiinnitetään erityistä huomiota. Konkreettisia toimia on esimerkiksi se, että tarvittava rekvisiitta hankitaan produktiolaisten omista tavaroista, kierrätyskeskuksesta sekä kirpputoreilta ja että jo olemassa olevia materiaaleja pyritään uudelleen käyttämään.

Ympäristövastaava laatii puolivuotisraportin hallitukselle ympäristöstrategian toteutumisesta, sekä mahdollisista parannusehdotuksista, jotta mahdollisiin ongelmakohtiin päästäisiin tarttumaan ripeämmin. Ympäristövastaava osallistuu myös resurssiensa mukaan taustatiimien työskentelyyn ollakseen paikalla kun produktion hankintoja tehdään, tai muilla tavoin kannustaa produktion materiaalihankintojen ympäristökestävällisyyteen. Produktion
tiimivastaavia kannustetaan olemaan myös itse yhteydessä ympäristövastaavaan, jotta jokaisen tiimin toiminnasta saadaan mahdollisimman vähän ympäristöä kuormittavaa.

Tilat

Viikki-speksin käytössä on HYY:n tarjoama kerhotila Pupu, joka sijaitsee osoitteessa Mechelininkatu 3 D alakerrassa. Pupulla järjestetään Viikki-speksin tapahtumia, kokouksia ja musikaaliharjoituksia. Tilassa on myös Viikki-speksin varasto, jossa säilytetään esimerkiksi esiintymisasuja ja lavasteita. Pupu ei ole yksinomaan Viikki-speksin käytössä, vaan tilaa käyttävät muutkin HYY:n yhdistykset ja järjestöt.

Tilavastaava on henkilö, jonka tehtävänä on varata kerhotilaa Viikki-speksin tapahtumille ja eri tiimien käyttöön. Koska käyttäjiä on paljon, tulee tilavastaavan huolehtia hyvästä kommunikaatiosta Pupun varaustilanteesta sekä Viikki-speksin sisällä että muiden käyttäjien kesken. Tilavaraukset suoritetaan Google kalenterin kautta, ja päällekkäisyyksistä keskustellaan Pupu-prikaatin omassa Whatsapp-ryhmäkeskustelussa. Tilavastaava on vastuussa tilan siisteydestä ja kunnosta eri tapahtumien jälkeen, ja huolehtii esimerkiksi jätteiden kierrätyksen toteutumisesta kerhotilassa. Tilavastaavana toimii seuraavana kautena Elli Koukkari.

Tilavastaava huolehtii myös Pupun kunnon raportoinnista HYY:lle ja sen käyttäjille. Tavoitteena ensi kautena on panostaa Viikki-speksin vastuualueiden selvitykseen kerhotilan ylläpidosta, kuten siivouksesta, Pupu-prikaatin kokouksessa. Jos kokousta ei järjestetä, tulee tilavastaavan itse olla aloitteellinen.

Tilavastaavan tavoitteena on myös vahvistaa Viikki-speksin toiminnan monimuotoisuutta selvittämällä Pupun esteellisyystiedot. Tilavastaavan tulee selvittää, onko Pupulla mahdollista käyttää apuvälineitä (kuten rollaattoria tai pyörätuolia), opaskoiraa, onko tilan hissi esteellinen, onko tiedossa voimakkaita hajusteita, valoja tai ääniä, onko tilassa sukupuolineutraalia WC:tä, ja millaisia istumapaikkoja kerhotilassa on. Koska tilaa käytetään yhdistyksen eri tapahtumissa, tilavastaavan tulee kommunikoida ja tiedottaa myös Viikki-speksin tapahtumajärjestäjiä aiheesta. Tilan esteellisyydestä tulee tiedottaa avoimesti Viikki-speksin toimintaan osallistujille, jotta he pystyvät arvioimaan oman osallistumisensa mahdollisuuksia ennen Pupulle saapumista. Myös Pupun varatilojen esteellisyystiedot tulee selvittää.

​

Jäsenten hyvinvointi ja kuuleminen

Hallitus kerää hyväksikoettuna käytänteenä järjestöpalautteen puolivuosittain. Tämän lisäksi huolehdimme jäsentemme viihtyvyydestä ja tyytyväisyydestä keräämällä palautetta järjestämistämme tapahtumista, toiminnastamme ja produktion kulusta koko ajan auki olevalla sähköisellä palautelaatikolla.

Palautetta kerätään muun muassa viestinnän toimivuudesta, tapahtumistamme, yleisestä viihtyvyydestä sekä toiminnan turvallisuudesta. Näiden palautteiden perusteella hallitus koostaa kehitysehdotuksia kauden loppupuoliskolle, sekä meitä seuraavalle hallitukselle. Aiemmalta hallitukselta siirtyneet kehitysehdotukset painottavat ryhmäytymisen sekä selkeän perehdytyksen, sekä produktion aikataulutuksen tärkeyttä.

Nykyinen hallitus aikoo tähdätä näiden kohtien kehittämiseen tulevalla kaudella ja aikoo myös järjestää samanlaiset, suuret palautteenkeräykset talvella 2023 ja keväällä 2024. Palautteeseen reagoidaan myös avoimesti tiedottamalla hallituksen toiminnasta, korjausliikkeistä, sekä päivitetyistä strategioista ja toimintasuunnitelmista.

Vastuuhenkilöiden ja hallituksen hyvinvointia tuetaan virkistysilloin, säännöllisten tapaamisten avulla, sekä tarvittaessa uudelleendelegoimalla tehtäviä matalalla kynnyksellä työmäärän kasvaessa. Kaikkia toimintaan osallistuvia muistutetaan toiminnan vapaaehtoisuudesta ja korostetaan oman hyvinvoinnin priorisoimista yhdistyksen toiminnan edelle.

Loppuun

Toimintasuunnitelma hyväksytetään yhdistyksen kesäkokouksessa heinäkuussa 2023. Hallitus seuraa toimintasuunnitelman toteutumista keräämällä raportteja hallituksen jäseniltä, YV-vastaavalta, ympäristövastaavalta ja tuottajilta kuukausittain. Toimintasuunnitelman toteutumista seurataan ja siitä keskustellaan kuukausittaisissa hallituksen kokouksissa. Toimintasuunnitelman toteutuksen seuranta luo pohjan toimintakertomukselle keväällä 2024.

Viitemerkinnät
[1] Viikki-speksi ry:n verkkosivut, https://www.viikkispeksi.fi
[2] yhdenvertaisuussuunnitelma-2021-2023.pdf
[3] Course: Yhdenvertaisuus järjestötoiminnassa (hyy.fi)