Tämä on Viikki-speksi ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 6.2.2019. Viimeisin muutos 09.08.2020.

 

1. Rekisterinpitäjä

Viikki-speksi ry, Alppikatu 15 C 90, 00530 Helsinki

hallitus.viikkispeksi(at)gmail.com

​

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Ada-Julia Kunnari adajuliak(at)gmail.com, (tietosuojavastaava)

​

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhdistyslain mukaan Viikki-speksi ry:n tulee pitää jäsenrekisteriä. Viikki-speksi ry pitää lisäksi rekisteriä myös muista yhdistyksen toimintaan kiinteästi osallistuvista henkilöistä heidän erillisellä suostumuksellaan. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyksen lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen lisäksi yhteydenpito jäseniin ja muihin toimintaan kiinteästi liittyviin henkilöihin. Henkilön erillisellä suostumuksella tietoja voidaan julkaista ja luovuttaa kolmansille osapuolille, kun se on henkilön aseman tai toimenkuvan kannalta perusteltua. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

​

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, kotikaupunki, sähköpostiosoite ja tieto HYY:n jäsenyydestä. Henkilöiden erillisellä suostumuksella voidaan tallentaa myös muita henkilötiedoiksi katsottavia tietoja, kuten puhelinnumero, kuvia, videotallenteita tai puvustuksen mittoja. Jäsenten henkilötietoja säilytetään rekisterissä henkilön jäsenyyden aikana ja tiedot poistetaan  jäsenyyden päättymisen jälkeen vuosittain toimikauden vaihtuessa. (Yhdistyksen jäsen katsotaan eronneeksi, jos hän ei ole viiden toimikauden aikana  osallistunut yhdistyksen kokoukseen tai uudistanut jäsenyyttään erillisellä hakemuksella. Erottamisesta ilmoitetaan jäsenelle yksi kuukausi ennen erottamista. Yhdistyksen jäsen voidaan myös erottaa hallituksen päätöksellä.)

 

Muiden kiinteästi toimintaan liittyvien henkilöiden tiedot poistetaan vuosittain toimikauden vaihtuessa.

​

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseniltä ja muilta toimintaan kiinteästi liittyviltä henkilöiltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa edellä mainitut henkilöt luovuttavat tietojaan. Lisäksi tietoa voidaan tallentaa rekisteriin internetin julkisista lähteistä silloin, kun se on yhdistyksen oikeutetun edun mukaista.

​

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietoja säilytetään Googlen Drive-pilvipalvelussa, ja niiden laitteiston fyysisestä sekä digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä pilvipalvelun käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtävänkuvaan se kuuluu.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan siirtää pilvipalveluntarjoajan toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta tästä riippumatta tietoja käsitellään aina EU:n henkilötietosuojakäytännön mukaisesti. 

​

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

​

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).